L'évaluation interne

Sommaire :
La constitution de l'équipe d'évaluation : une association de compétences
La première rencontre avec l'établissement : l'expression des attentes mutuelle
La démarche d'évaluation interne : la responsabilité de l'établissement
La remise officielle du dossier d'évaluation interne : un acte d'engagement du chef d'établissement et de son établissement

La constitution de l’équipe d’évaluation : une association de compétences
C'est en vertu du pouvoir d’auto-saisine dont il dispose, que le Comité national d’évaluation décide d’évaluer un établissement, il en informe préalablement le président ou le directeur. Il transmet ensuite cette information au ministère et la rend publique par voie de presse et sur son site.

Le président et le délégué général du CNÉ procèdent à la constitution d'une équipe réunissant les compétences complémentaires* requises par la nature de l’établissement à évaluer. Cette équipe est composée de deux membres du comité, de un ou deux chargés de mission, d’un assistant et, le cas échéant, d’un consultant. Au moment de l’expertise externe, l’équipe est élargie au collège d’experts (entre 4 et 7 personnes).

La direction scientifique de l’évaluation et celle de l’équipe sont confiées aux deux représentants du Comité. Les chargés de mission sont responsables du déroulement de l’ensemble du processus : ils conçoivent la mise en œuvre de l’évaluation, en coordonnent les différentes étapes et participent à la rédaction du rapport final. Un consultant peut venir renforcer cette équipe, dès le lancement de la procédure, selon l’importance et les caractéristiques de l’établissement à évaluer. Les experts choisis ultérieurement apporteront par l’analyse et le diagnostic du domaine d’expertise qui leur est confié une contribution écrite essentielle à la production du rapport d’évaluation final.

La première rencontre avec l’établissement : l’expression des attentes mutuelles
Dans une étape préparatoire le CNÉ et l'établissement s'adressent un ensemble de documents qui illustrent leurs missions et leurs caractéristiques. D'une part, le CNÉ remet ses statuts, diverses informations sur sa méthode et ses outils (Livre des références, Références et lignes directrices pour le management de la qualité dans l'Espace européen de l'enseignement supérieur…). D'autre part, l'établissement éclaire le CNÉ sur son activité, ses spécificités et son fonctionnement (plaquette de présentation, contrat quadriennal…).

La première visite de l’équipe d’évaluation à l’établissement de l'équipe d'évaluation est, conduite par le président ou le délégué général du CNÉ. Elle, engage les deux institutions dans le processus d’évaluation. Elle est une étape fondamentale pour que naisse une relation de confiance, au cours de laquelle le .CNÉ informe l’ensemble de la communauté universitaire sur la nature de l’évaluation qu’il pratique (contexte, enjeux, méthode), rappelle les grands principes du management de la qualité. Le chef d’établissement s’exprime sur sa politique et précise ses attentes. Ses deux démarches concourent à dessiner la finalité de l’évaluation.

Lors de cette première visite, le CNÉ s’entretient avec le président, son équipe, les élus enseignants, les personnels IATOS et les étudiants, les responsables de composantes et de services. Les discussions ouvertes avec la communauté viennent compléter la connaissance mutuelle de chacune des institutions. Elles sont également l’occasion pour le CNÉ d’aborder avec l’établissement la démarche d’évaluation interne et de lui proposer un accompagnement méthodologique personnalisé pour sa mise en oeuvre. À l’issue de cette rencontre, l’établissement désigne l’interlocuteur du CNÉ et le calendrier de l’évaluation est arrêté.

Ainsi, par la méthode adoptée, le CNÉ affiche-t-il, dès cette première rencontre, sa conception de l’évaluation fondée sur la concertation et le respect de l’autonomie de chacun.

La démarche d’évaluation interne : la responsabilité de l’établissement…
Conformément au principe de l’autonomie des établissements, la responsabilité première en matière de management de la qualité dans l’enseignement supérieur incombe à chaque établissement lui-même, ce qui fonde les bases d’une responsabilisation du système universitaire dans le cadre national de la qualité.
Si cette déclaration des ministres européens de l’enseignement supérieur réunis à Berlin en 2003 engage la responsabilité pleine et entière de l’établissement, elle est pour le CNÉ fondatrice de l'actualisation de sa méthode qui place résolument l'évaluation interne qu'elle demande à l'établissement au centre de sa procédure d’évaluation institutionnelle. Au-delà de cet exercice ponctuel, le CNÉ encourage les établissements à adopter des procédures pérennes d’évaluation interne.

Le CNÉ a mis au point un outil, adaptable à chaque établissement, et conçu pour l’aider à évaluer ses procédures, ses résultats, ses potentialités. Il est un outil de son autonomie : le Livre des références (LDR). La conception du LDR en trois chapitres (politique de formation, politique scientifique, management) répondant aux missions fondamentales des institutions universitaires favorise l’exercice, car elle place d’emblée l’évaluation interne sous l’angle stratégique.

La méthode, que préconise le CNÉ à travers un tel outil, est fondée sur la logique de démonstration et laisse à l’établissement toute liberté de s’exprimer.

Ainsi ce guide, exploité avec rigueur et pertinence, va-t-il l’aider à faire la démonstration de la qualité et de l’efficacité de son fonctionnement, à partir des critères et des indicateurs de son choix. L’établissement est alors en mesure d’identifier ses forces, ses faiblesses, ses avancées ; il acquiert une vision globale de son fonctionnement. L’auto-évaluation est donc pour lui un véritable outil de mesure et de progrès qui va lui permettre d'illustrer ses spécificités.

Pour aller au bout de cette logique, l'exercice ne peut se limiter à l'équipe présidentielle, il nécessite que le LDR soit largement diffusé aux principaux acteurs de la communauté universitaire, notamment aux composantes et aux services, afin de les associer à la démarche d’auto-évaluation. Bien utilisé, le Livre des références s'avère un véritable outil de communication interne qui favorise d’une part, la mobilisation de la communauté universitaire et la concertation, et, d’autre part, établit le lien externe avec le CNÉ.

La phase d’organisation, de mise en œuvre et de rédaction de l’évaluation interne se déroule sur une période de trois à cinq mois.

Pendant que l’établissement mène son auto-évaluation, le CNÉ se consacre à une étude approfondie de celui-ci. Il complète la documentation déjà réunie, par des demandes spécifiques aux instances ministérielles qui disposent de données sur les établissements.

Il se met aussi à la disposition de l’établissement et peut intervenir à sa demande pour l’aider à concevoir méthodologiquement son évaluation interne. Il porte par exemple à sa connaissance les bonnes expériences d’établissements évalués et lui rappelle l’importance du principe de démonstration qui s’impose à la rédaction du dossier d’évaluation interne. De même, il lui précise que le dossier doit comporter une note descriptive de la méthode adoptée par l'établissement et nécessairement un exposé faisant politique qui fait émerger ses stratégies et  et prospectives, ainsi qu’une note descriptive de la méthode adoptée par l’établissement.

La remise officielle du dossier d’évaluation interne : un acte d’engagement du président chef d'établissement  et de son établissement
La démarche d’auto-évaluation est clôturée par la remise officielle du dossier d’évaluation interne (DEI). Le chef de l’établissement, accompagné des collaborateurs de son choix, est invité à le présenter au siège du CNÉ et à le commenter à l’équipe d’évaluation. Il justifie ses choix, évoque les difficultés rencontrées et les apports de la méthode (conception de la démarche, constitution du comité de pilotage, élaboration du DEI), présente son diagnostic politique. À ce stade, le président est en mesure d’évoquer les thèmes qu’il souhaiterait voir prioritairement examinés par le CNÉ. Les dates de l’expertise externe sont arrêtées d’un commun accord entre les deux institutions.

Cette présentation est un acte symbolique de l’établissement qui porte ainsi à la connaissance du CNÉ son propre diagnostic et l’engage dans la procédure d’évaluation institutionnelle.